Guía

Preparación SciELO paso a paso para revistas científicas

Guía operativa para preparar un fascículo completo en formato SciELO SPS: desde el manuscrito aceptado hasta el paquete validado listo para entrega al coordinador.

Preparar un fascículo para SciELO no es un único paso técnico al cierre del número: es un flujo editorial con hitos claros, responsables definidos y validaciones intermedias. Esta guía describe el proceso completo —desde el manuscrito aceptado hasta el paquete SPS validado— para que directores y equipos de producción puedan planificar plazos, recursos y entregables sin sorpresas en la fase de indexación.

Si busca los requisitos técnicos en detalle, complemente esta guía con el artículo sobre requisitos XML de SciELO.

Fase 0: Prerrequisitos editoriales

Antes de producir XML, confirme que la revista cumple los criterios de admisión SciELO: acceso abierto con licencia Creative Commons, ISSN electrónico activo, comité editorial documentado y política de evaluación por pares. Sin estos elementos, ningún paquete XML será admitido.

Asigne un coordinador interno responsable de la comunicación con el coordinador SciELO de su colección nacional y mantenga un registro de decisiones editoriales (idiomas obligatorios, formato de imágenes, convenciones de IDs).

Fase 1: Recopilación de metadatos estructurados

No espere a la conversión XML para recopilar metadatos. Use un formulario estructurado por artículo que incluya:

Título, subtítulo y traducción cuando la colección lo exija.
Autores con nombre estructurado, ORCID, rol (autor correspondiente) y afiliación completa.
Resumen y palabras clave en cada idioma requerido.
Fechas de recepción, aceptación y publicación.
DOI registrado o pendiente de registro.
Financiamiento, conflictos de interés y licencia.

<article-meta>
  <article-id pub-id-type="doi">10.1234/rev.2026.015</article-id>
  <title-group>
    <article-title>Título del artículo</article-title>
    <trans-title-group xml:lang="en">
      <trans-title>Article title in English</trans-title>
    </trans-title-group>
  </title-group>
  <history>
    <date date-type="received">
      <day>10</day><month>02</month><year>2026</year>
    </date>
    <date date-type="accepted">
      <day>05</day><month>06</month><year>2026</year>
    </date>
  </history>
</article-meta>

Metadatos incompletos en esta fase generan retrabajo costoso en validación.

Fase 2: Conversión a JATS Archiving

Convierta cada manuscrito aprobado a JATS XML conforme al perfil Archiving, base del esquema SPS. Las fuentes más comunes son Word con estilos, LaTeX o PDF nativo; la dificultad varía según la calidad del documento fuente.

Estructura mínima del <body>:

<body>
  <sec sec-type="intro">
    <title>Introducción</title>
    <p>Contenido del artículo...</p>
  </sec>
  <sec sec-type="methods">
    <title>Materiales y métodos</title>
    <p>Descripción metodológica...</p>
  </sec>
</body>

Etiquete figuras en <fig> y tablas en <table-wrap> con IDs únicos. Enlace imágenes con rutas relativas correctas y namespace xlink declarado en el elemento raíz:

<article xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink"
         article-type="research-article"
         dtd-version="1.3">

Si su equipo no dispone de capacidad interna, el servicio de producción XML JATS cubre conversión, etiquetado y primera validación.

Fase 3: Normalización de referencias

SciELO favorece referencias estructuradas. Convierta citas en texto libre a <element-citation>:

<ref id="ref1">
  <element-citation publication-type="journal">
    <person-group person-group-type="author">
      <name><surname>López</surname><given-names>Ana</given-names></name>
    </person-group>
    <article-title>Título del artículo citado</article-title>
    <source>Revista Científica</source>
    <year>2024</year>
    <volume>12</volume>
    <fpage>100</fpage>
    <lpage>110</lpage>
    <pub-id pub-id-type="doi">10.1234/rc.2024.012</pub-id>
  </element-citation>
</ref>

Revise manualmente referencias ambiguas: libros sin editorial, URLs sin fecha de acceso, DOI con prefijo incorrecto. Consulte la guía de referencias mal formadas para patrones frecuentes.

Fase 4: Validación JATS y reglas SPS

Valide cada artículo individualmente antes de integrarlo al fascículo:

Well-formed: el XML parsea sin errores de sintaxis.
Válido JATS: cumple el esquema Archiving.
Reglas SPS: licencia CC, afiliaciones vinculadas, resumen traducido, fechas coherentes.

Use el validador JATS de forma continua. Corrija errores bloqueantes —elemento no permitido, atributo faltante, estructura inválida— antes de pasar al siguiente artículo.

Fase 5: Empaquetado del fascículo

El paquete de entrega incluye, según su colección:

Archivos XML por artículo con nomenclatura acordada.
Imágenes en formatos y resoluciones especificadas (típicamente PNG o TIFF, 300 dpi para impresión).
PDF del artículo (versión de autor aceptada o versión final según política).
Metadatos del fascículo: volumen, número, fecha de publicación, ISSN.

Organice carpetas según la guía del coordinador nacional. Un error de nomenclatura puede rechazar el lote completo aunque el XML sea válido.

Fase 6: Revisión con el coordinador SciELO

Antes del primer lote completo, envíe un artículo piloto al coordinador de su colección. Incorpore sus observaciones en la plantilla XML de la revista para que los números siguientes hereden las correcciones.

Documente excepciones aprobadas (por ejemplo, tipos de artículo especiales) para evitar inconsistencias entre fascículos.

Fase 7: Entrega e iteración

Tras la entrega formal, el coordinador puede devolver observaciones técnicas o editoriales. Mantenga un registro de devoluciones y tiempos de respuesta. Las causas más frecuentes son metadatos incompletos, referencias sin año y licencias incorrectas.

Planifique al menos dos semanas de margen entre la validación interna final y la fecha límite de entrega SciELO.

Checklist resumido por artículo

Paso	Verificación
Metadatos	DOI, autores, ORCID, afiliaciones, fechas
Body	Secciones `<sec>`, figuras y tablas con ID
Back	Referencias en `<element-citation>`
Permisos	Licencia CC con URI válida
Validación	Sin errores bloqueantes en validador
Multimedia	Imágenes enlazadas y resolución correcta

Cuándo externalizar

Si su equipo editorial ya produce ciencia de calidad pero el XML se convierte en cuello de botella, externalizar suele salir más barato que improvisar capacidad interna. Considere preparación SciELO cuando reconozca alguno de estos síntomas:

El coordinador SciELO le devuelve el mismo número por metadatos, referencias o estructura —más de una vez.
El archivo histórico sigue en PDF como único formato y cada número nuevo reinicia el mismo esfuerzo manual.
No hay personal XML dedicado y el editor o la secretaría técnica absorben validación a costa de retrasar la publicación.
Tiene un número ya compuesto y un plazo de indexación que no admite otra ronda de ensayo y error.
El volumen crece (a menudo a partir de una o dos docenas de artículos al año) y el proceso interno deja de ser sostenible.

No necesita un equipo grande ni un umbral fijo de artículos para empezar: basta con un número piloto. El servicio cubre conversión completa, validación orientada a SPS, acompañamiento en iteraciones con el coordinador y entrega del paquete listo.

Siguiente paso: solicite una cotización con el volumen estimado de un número, o valide primero una muestra en el validador JATS.

Conclusión

La preparación SciELO exitosa combina disciplina editorial en metadatos, conversión JATS rigurosa y validación temprana. Tratar cada artículo como un producto estructurado —no como un PDF con XML adjunto— reduce devoluciones y acorta los plazos hasta la visibilidad internacional.

Valide su próximo artículo en el validador JATS o solicite una evaluación de flujo a través de preparación SciELO.