Cómo validar un artículo JATS antes de enviarlo a SciELO

Enviar un lote de artículos a SciELO sin validación previa es una de las causas más frecuentes de rechazo y retrasos en la indexación. El sistema SciELO Publishing Schema (SPS) impone reglas estrictas sobre la estructura XML, los metadatos obligatorios y el formato de las referencias bibliográficas. Un solo error en un artículo puede bloquear la aceptación de todo el paquete si el proceso de control de calidad del repositorio lo detecta.

Esta guía describe un flujo de validación práctico que cualquier equipo editorial puede implementar antes de la entrega final, reduciendo iteraciones costosas con el coordinador SciELO de su colección.

¿Por qué validar antes y no después?

SciELO opera con colecciones nacionales coordinadas por instituciones académicas. Cuando una revista envía sus XML, un equipo de revisión verifica conformidad con SPS, completitud de metadatos y consistencia con la política editorial de la colección. Los errores detectados en esta fase generan:

• Devoluciones con listas de correcciones que retrasan la publicación en SciELO.
• Carga de trabajo adicional para equipos que ya operan con recursos limitados.
• Riesgo reputacional ante autores que esperan visibilidad en el índice SciELO.

La validación proactiva invierte esta dinámica: los errores se corrigen en el entorno controlado de la revista, no bajo presión de plazos de indexación.

Paso 1: Confirmar el perfil JATS correcto

SciELO SPS se basa en JATS Archiving con extensiones y restricciones propias. Antes de validar, verifique que sus archivos declaran el namespace y la versión correctos, y que el article-type corresponde a la tipología del artículo (research-article, review-article, case-report, etc.).

<article xmlns:xlink="http://www.w3.org/1999/xlink"
         xmlns:mml="http://www.w3.org/1998/Math/MathML"
         article-type="research-article"
         dtd-version="1.3"
         specific-use="sps-1.9">

Un article-type incorrecto o ausente es uno de los errores más comunes y fáciles de prevenir.

Paso 2: Validar contra el esquema JATS base

La primera capa de validación es estructural: ¿el XML está bien formado y cumple el esquema JATS? Errores como etiquetas no cerradas, atributos desconocidos o elementos en posiciones no permitidas fallan en esta etapa.

Utilice el validador JATS de EditorialXML para obtener un informe detallado de errores con referencia a línea y elemento. El validador aplica reglas JATS Archiving y señala problemas que posteriormente causarían fallos en SPS.

Paso 3: Validar reglas específicas de SciELO SPS

Más allá del esquema JATS, SPS define reglas de negocio que un validador de esquema XML no detecta automáticamente:

Revise la documentación vigente de SPS para su versión (actualmente en evolución hacia SPS 1.9+) y contraste cada artículo contra la lista de verificación de su coordinador nacional.

Paso 4: Revisar metadatos de artículo críticos

Los campos que más frecuentemente generan rechazos son:

DOI y fechas. El <article-id pub-id-type="doi"> debe contener un DOI válido y registrado. Las fechas de recepción, aceptación y publicación (<history>) deben ser coherentes y estar en formato ISO.

Afiliaciones. Cada autor debe vincularse a al menos una afiliación mediante el atributo ref en <xref ref-type="aff">. Las afiliaciones duplicadas o genéricas ("Universidad X" sin país ni institución completa) son motivo de observación.

Resumen estructurado. Si la revista exige secciones en el resumen (objetivo, métodos, resultados, conclusiones), cada sección debe estar etiquetada con <sec> dentro de <abstract>.

Palabras clave. Mínimo y máximo según política de la revista; en SPS suelen requerirse entre 3 y 5, con atributo de idioma.

Paso 5: Auditar referencias bibliográficas

Las referencias mal formadas representan aproximadamente el 40 % de los errores en lotes rechazados por SciELO. Verifique:

• Que cada <ref> tenga un id único en el documento.
• Que las citas de revistas incluyan <source>, <volume>, <issue> y <fpage> cuando aplique.
• Que los DOI en referencias usen el formato correcto en <pub-id pub-id-type="doi">.
• Que las referencias a sitios web incluyan fecha de acceso.

<ref id="B1">
  <element-citation publication-type="journal">
    <person-group person-group-type="author">
      <name><surname>Martínez</surname><given-names>Ana</given-names></name>
    </person-group>
    <article-title>Título del artículo citado</article-title>
    <source>SciELO Brasil</source>
    <year>2023</year>
    <volume>45</volume>
    <issue>2</issue>
    <fpage>100</fpage>
    <lpage>110</lpage>
    <pub-id pub-id-type="doi">10.1590/example.2023</pub-id>
  </element-citation>
</ref>

Paso 6: Validar enlaces y recursos multimedia

Todas las figuras (<fig>) y tablas (<table-wrap>) deben:

• Tener un atributo id único.
• Referenciar archivos de imagen con <graphic xlink:href="..."> usando rutas relativas válidas.
• Incluir <label> y <caption> con título descriptivo.

Compruebe que los archivos referenciados existen en el paquete de entrega y que los formatos (TIFF, PNG, JPG) cumplen las especificaciones de resolución de SciELO.

Paso 7: Ejecutar validación en lote

Para números completos o volúmenes, no valide artículo por artículo de forma manual. Establezca un pipeline:

1. Validación automática de todos los XML con el validador JATS.
2. Exportación del informe de errores a CSV o JSON.
3. Asignación de correcciones por tipo de error al equipo de producción.
4. Revalidación tras correcciones hasta lograr cero errores críticos.

Este flujo reduce el tiempo de preparación de un fascículo completo de semanas a días.

Errores que parecen menores pero bloquean la indexación

• Caracteres no UTF-8 en nombres de autores con tildes o diéresis mal codificadas.
• IDs duplicados entre figuras, tablas y referencias.
• Enlaces xlink rotos a material suplementario.
• Licencia ausente o URI de Creative Commons incorrecta.
• Contrib-type no reconocido para corresponsales y editores de sección.

Cuándo delegar la preparación SciELO

Si su revista publica más de cuatro números al año, carece de personal técnico con experiencia en XML, o ha recibido devoluciones recurrentes, externalizar la preparación puede ser más eficiente que capacitar un equipo desde cero.

El servicio de preparación SciELO de EditorialXML incluye conversión a SPS, validación completa, empaquetado de imágenes y entrega lista para el coordinador de su colección.

Lista de verificación final antes del envío

• XML validado contra JATS Archiving sin errores
• Reglas SPS verificadas (versión vigente)
• DOI registrado y presente en cada artículo
• Autores con afiliaciones completas y ORCID
• Referencias en formato estructurado y sin duplicados de ID
• Figuras y tablas con archivos presentes en el paquete
• Licencia de acceso abierto correctamente declarada
• Revalidación tras última ronda de correcciones

Conclusión

Validar artículos JATS antes del envío a SciELO no es burocracia: es la diferencia entre una indexación fluida y meses de correcciones iterativas. Con herramientas accesibles como el validador JATS y un flujo de revisión sistemático, cualquier revista puede alcanzar conformidad SPS sin depender exclusivamente de consultoría externa.

Para lotes grandes o revistas sin capacidad interna, considere el servicio de preparación SciELO como extensión de su equipo editorial.